Kế toán là công việc việc tính toán, xử lý và truyền đạt thông tin tài chính và phi tài chính về các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, kế toán có vai trò rất quan trọng đối với quy trình quản lý nguồn vốn và phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán là một công việc đòi hỏi cao về nghiệp vụ cũng như tính chính xác khi làm việc với các con số. Vì vậy, phần mềm kế toán là một công cụ không thể thiếu giúp công việc của kế toán viên trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn, đảm bảo giao dịch tài chính diễn ra trơn tru, thuận lợi. Trong bài viết sau đây, sẽ giới thiệu đến bạn một giải pháp quản trị kế toán
1.Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán được định nghĩa là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và thực hiện các loại báo cáo tài chính một cách tự động theo quy tắc kế toán hiện hành thông qua chương trình máy tính hoặc hệ thống công cụ, ứng dụng trực tuyến. Để thực hiện các nghiệp vụ quản trị kế toán, người quản lý kế toán cần nhập các số liệu, giao dịch và chứng từ sổ sách để phần mềm xử lý. Với cơ chế và quy trình được thiết lập sẵn, phần mềm kế toán sẽ xử lý các số liệu thô và trên cơ sở đó, xây dựng các báo cáo tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quan sát, nhận định chính xác trong việc đề ra các mục tiêu tài chính và kinh doanh quan trọng.
2.Các loại phần mềm kế toán thông dụng
Có rất nhiều cách để phân loại phần mềm kế toán. Xét trên tiêu chí nghiệp vụ, có các phần mềm kế toán chuyên dụng như: phần mềm kế toán tài chính, phần mềm kế toán quản trị, phần mềm kiểm toán, phần mềm kế toán thuế và phần mềm kế toán chi phí. Xét trên tiêu chí gói dịch vụ, có 02 loại phần mềm chính. Đó là phần mềm trọn gói và phần mềm thiết kế theo đặt hàng của doanh nghiệp, cụ thể:
Phần mềm kế toán trọn gói
Là ứng dụng phần mềm được thiết kế sẵn bởi các nhà phát triển phần mềm với các tính năng mặc định phục vụ nhu cầu thực hiện các nghiệp vụ cơ bản theo quy chuẩn kế toán chung.
- Ưu điểm: Được hỗ trợ nhanh từ đội ngũ phát triển với đầy đủ các tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết. Ngoài ra, phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp trọn gói sẽ có giá thành rẻ và tính ổn định cao hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư và nâng cấp phần mềm.
- Nhược điểm: Phần mềm trọn gói sẽ không có tính thích ứng cao với các lĩnh vực, ngành nghề và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán thiết kế theo đặt hàng:
Là ứng dụng phần mềm được viết theo yêu cầu riêng từ doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Giúp giải quyết triệt để các nhu cầu đặc thù của các doanh nghiệp trong các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong thị trường ngách.
- Nhược điểm: Phần mềm được thiết kế riêng theo đặt hàng, do đó thường không phổ biến và hoạt động trên các cơ chế riêng. Vì vậy, tốc độ hỗ trợ người dùng cũng hạn chế hơn và chi phí đầu tư cao.
Mỗi loại phần mềm đều sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào nhu cầu, đặc thù lĩnh vực hoạt động và nguồn lực tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với mục đích sử dụng của mình.
3.Phần mềm kế toán ERP là gì?
Bên cạnh phân loại phần mềm theo nghiệp vụ và gói dịch vụ, còn một cách phân loại phần mềm khác xét trên tiêu chí về hệ thống phần mềm, gồm 02 loại: phần mềm thông thường (hay phần mềm độc lập) và phần mềm kế toán trên nền tảng hoạch định nguồn lực (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning, viết tắt là ERP) – phần mềm kế toán ERP. Hiểu một cách đơn giản, so với các phần mềm độc lập, phần mềm kế toán ERP là một ứng dụng trong hệ sinh thái của hệ thống hoạch định nguồn lực. Với phần mềm kế toán ERP, doanh nghiệp dễ dàng liên kết các nghiệp vụ kế toán (Ví dụ: thanh toán, tạm ứng, đối chiếu chứng từ giao dịch, lập bảng cân đối kế toán) với các nghiệp vụ khác (Ví dụ: quản lý dự án, quản lý bán hàng, kiểm kê kho vận, v.v.) và truy xuất dữ liệu từ các mảng hoạt động hoặc phòng ban khác nhau thông qua các ứng dụng (module) được kết nối với nhau trên các nền tảng ERP
4.Làm thế nào để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp?
Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, người quản lý của bộ phận kế toán cần đặt ra các tiêu chí cụ thể trước khi quyết định đầu tư vào bất kỳ giải pháp phần mềm nào.
Thông thường, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố cơ bản như sau:
- Mức độ dễ sử dụng: Gồm giao diện trực quan, thân thiện; cách sử dụng đơn giản, dễ nắm bắt (kể cả đối với người dùng không có nghiệp vụ thuộc lĩnh vực kế toán); các thao tác nhanh, chính xác, dễ thực hiện (ví dụ: thao tác nhập liệu, thao tác điều chỉnh sai số, thao tác tạo bảng biểu, báo cáo).
- Chi phí đầu tư, nâng cấp phần mềm: Về nguyên tắc, chi phí đầu tư và nâng cấp phần mềm kế toán sẽ phụ thuộc vào các chức năng nghiệp vụ mà phần mềm sẽ cung cấp cũng như đặc thù của lĩnh vực và yêu cầu tùy chỉnh phần mềm của doanh nghiệp. Dựa vào tiềm năng tài chính và nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể đặt ra một hạn mức ngân sách cụ thể để đầu tư phần mềm kế toán.
- Tính thích ứng với nhu cầu của doanh nghiệp: Tùy vào lĩnh vực, ngành nghề và quy mô hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần cân nhắc mức độ phù hợp của phần mềm với hoạt động của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phù hợp. Ví dụ, công ty có quy mô khoảng 10 – 50 người với doanh thu khoảng 100 tỷ đồng/năm chỉ cần lựa chọn các phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ để phù hợp với quy mô kinh doanh và dễ dàng quản lý hơn.
- Tính năng: Gồm mức độ đa dạng, mức độ đáp ứng nhu cầu và tính quy chuẩn của các tính năng kế toán trên phần mềm.
- Độ bảo mật: Đây là một yếu tố tối quan trọng khi kế toán là một nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến việc quản lý sổ sách, chứng từ và quản lý dữ liệu mật về tài chính như nguồn vốn, giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để lựa chọn phần mềm kế toán có độ bảo mật cao, doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm có bản quyền được cung cấp bởi các nhà phát triển và đối tác phân phối có uy tín, được nhiều
